Часу залишилось обмаль: треба встигнути зробити це з трудовими книжками

Часу залишилось обмаль: треба встигнути зробити це з трудовими книжками

Українцям розповіли, як зібрати усю трудову діяльність в одному електронному архіві

Цифровий аналог звичайної паперової трудової книжки призначений для полегшення обліку працевлаштування та зменшення тяганини з паперами. Якщо ви хочете перевірити свій стаж без візиту до Пенсійного фонду, то це ваш варіант.

Відповідно до Закону України № 1217-IX від 05.02.2021, працівники та роботодавці мають п’ять років для того, щоб перевести свої трудові книжки у цифровий формат. Дедлайн – до 10 червня 2026 року. Після обробки даних Пенсійним фондом України та їх внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, буде сформована остаточна електронна версія трудової книжки. Після цього паперова копія втратить свою актуальність і може бути збережена власником або вестися паралельно з електронною версією.

Для доступу до електронної трудової книжки треба увійти у свій особистий кабінет на веб-порталі Пенсійного фонду. Зробити це можна за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Bank ID.

Якщо ви працівник, для перевірки ваших трудових даних перейдіть у розділ “Електронна трудова книжка” на порталі. Тут ви зможете додавати копії документів або створювати нові записи на основі сканування ваших документів у розділі “Комунікації з ПФУ”.

Якщо ви роботодавець, ви можете внести дані про своїх працівників у розділі “Відомості про трудові відносини робітника”, завантажуючи копії їхніх документів.

Інформація про трудову діяльність у електронній трудовій книжці наразі охоплює період з 2004 року. Якщо ваш стаж почався раніше, ви можете додати ці дані вручну, надіславши копії відповідних документів.

Пенсійний стаж на порталі Пенсійного фонду обчислюється з 2004 року згідно з Законом про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування. Інформація до 2004 року враховується на підставі записів у паперовій трудовій книжці та інших документах.

Крок 1: Сканування документів

Відскануйте всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку.
Впевніться, що сканування проводиться в кольорі та з чіткістю.
Зображення повинні відображати всі реквізити документа, включаючи назву, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, і ПІБ власника, а також самі записи.

Крок 2: Формат та розмір файлів

Збережіть скан-копії у форматі  jpg. або pdf.
Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб.

Крок 3: Додавання документів

До електронної трудової книжки завантажте всі документи, які впливають на розрахунок стажу.
Це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші відповідні документи.

Крок 4: Перевірка та оцифрування

Після надсилання кольорових скан-копій фахівці територіальних органів ПФУ здійснюють перевірку та оцифрування.
Вони звіряють надані документи з даними в Реєстрі застрахованих осіб та забезпечують актуальність інформації.
Якщо ви ФОП і у вас є наймані працівники, ви зобов’язані внести відповідні записи в електронну трудову книжку. Це важливо для забезпечення їхніх прав та ведення документації про їхню зайнятість. Проте, щодо вашої власної підприємницької діяльності, записів в електронну трудову книжку робити не потрібно. Проте, Пенсійний фонд України рекомендує ФОПам подати через персональний кабінет скан-копії витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОПа або довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.